Часто формируется такое мнение под воздействием анализа восьмой версии « 1С: УПП» и вывода, что восьмая версия осваивается и используется с большими трудовыми затратами, т.е. является наиболее трудоемкой. Например, бухгалтер открывает справочник «Номенклатуры» в восьмой версии « Бухгалтерия», а затем, находясь в той же карточке справочника в восьмой версии «1С:УПП», моментально замечает отличие: закладки и графы, которые требуется отметить галочкой, их в восьмой версии «1С:УПП» гораздо больше.
- Заводя контрагентов в одноименном справочнике в восьмой версии, работники бухгалтерии встречаются с той же самой проблемой.
- Бухгалтерский работник, видит то, что это именно ему приходится заполнять эти справочники. Он понимает, что объем черновой работы по заполнению этих справочников увеличивается. И воспринимает новую программу настороженно.
- Конечно, такое мнение может еще основываться на опыте работы с восьмой версией на других предприятиях, и нельзя сбрасывать со счетов мнения коллег.
- Кроме этого, основное препятствие, существующее до сегодняшнего времени, является то, что у руководителей и работников компании сложившееся видение процесса внедрения новой платформы программной версии:
- Компания работает на восьмой версии «1С: Бухгалтерия ». В ней работают бухгалтерские работники. В этой версии «1С» формируются бухгалтерские отчеты.
- Руководство покупает восьмую версию «1С: УПП» и рассчитывает на то, что в ней на основании тех же вводных параметров станут аккумулироваться данные, позволяющие принимать управленческие решения.
- Те же бухгалтерские работники заносят данные в программу. Таким образом, предприятие получает и отчеты для управления.
- В этом случае, если руководствоваться данной позицией, не избежать дополнительной работы для работников бухгалтерии.
- Для решения этой проблемы, надо процесс продвижения восьмой версии «1С:Предприятие» организовать таким образом:
- В «1С:Предприятие» на основе всех существующих данных, заполняются формы всеми работниками, несущими ответственность за данный раздел данных, не выделяя для этой операции исключительно работников бухгалтерии.
- Так, например, учетные работники склада ведут учет, используя карточный учет. Наступает инвентаризация, которая проходит раз в месяц. Бухгалтерия на определенное время, прекратив все операции по складу, распечатывает складские остатки. Комиссионно проводится инвентаризация, на которой бухгалтерские данные сверяются фактически в натуральном выражении.
- На новой платформе программы учетные работники, обслуживающие склад, сами отражают все приходы, расходы и перемещения в своем подразделении. Работник бухгалтерии только «проводит»заведенные на складе данные, путем простановки разрешения на проведение документа. Это может быть нажатие на иконку «провести» или в другом случае проставление отметки о проведении. Здесь бухгалтерские учетные данные на основании первичных документов заводит учетный работник на складе, подчиняясь установленному производственному процессу и мере ответственности за выполнение данной операции, которую он несет.
- Существует ли возможность проверки исходных данных?
- Бухгалтерские работники проверяют лишь основные параметры, на основании которых заполнен документ. Выбор правильности номенклатуры и правильность проставления количества сотрудник бухгалтерии может проверить только по приходу первичных документов. А на данный момент времени проверка не возможна. Но и ранее такая проверка не могла быть произведена. Ошибки заполнения выявляла выборочная проверка по первичным документам и результат инвентаризации, которая проводилась комиссионно.
- Эти операции: заведение нового документа, проставление количества, выбор товара или изделия по номенклатуре, приходы, расходы, перемещения являются самой трудоемкой операцией. Эту операцию сотрудника бухгалтерии выполняет учетный работник на складе, принимающий товар по количеству и качеству, владеющий информацией и несущий за нее ответственность.
- Таким же образом выстраиваются отношения по работе с первичными данными бухгалтерии с отделом продаж, отделом снабжения, отделом маркетинга, с технологическим отделом на производстве, и с плановым отделом предприятия.
- На этих примерах мы рассмотрели принцип организации процесса внедрения восьмой версии «1С: Предприятие».